Este tutorial está diseñado para ayudarte a comprender qué es un Kanban, cómo aprovechar sus múltiples pipelines y cuáles son los beneficios de trabajar de esta manera en Waclis. Además, se explican paso a paso tanto la utilización del módulo Kanban como la creación de nuevos tableros personalizados.

¿Qué es un Kanban?

El Kanban es una herramienta visual de gestión de flujo de trabajo que te permite organizar y seguir el progreso de las conversaciones o tareas en diferentes etapas. En Waclis, cada tablero Kanban se compone de pipelines, que son columnas predefinidas que representan las distintas fases por las que atraviesa una conversación. Algunos ejemplos de pipelines pueden ser:

• Sin asignar: Todas las conversaciones entrantes se ubican por defecto aquí.

• En proceso: Conversaciones que ya han sido atendidas o están en seguimiento.

• Pendiente: Conversaciones que requieren atención o seguimiento adicional.

• Cerradas: Conversaciones finalizadas o que ya no requieren seguimiento.

Esta segmentación permite tener una visión clara del estado de cada interacción, facilitando la organización y el seguimiento tanto en temas comerciales, de soporte o atención al cliente.

Beneficios y ventajas de utilizar el Kanban en Waclis

• Visualización clara: La disposición en columnas permite identificar rápidamente en qué etapa se encuentra cada conversación.

• Gestión eficiente: Al arrastrar y soltar una conversación entre pipelines, puedes actualizar su estado de forma intuitiva y ágil.

• Seguimiento personalizado: Podrás mantener un control riguroso de las conversaciones abiertas, lo que es ideal para procesos de seguimiento comercial, soporte técnico o atención personalizada.

• Flexibilidad: Waclis soporta la creación de múltiples Kanban y pipelines, adaptándose a las necesidades específicas de tu equipo o proceso.

• Centralización: Toda la información relevante de cada conversación (bandeja de entrada, tiempos de primer y último mensaje, nombre del contacto, último mensaje recibido y etiqueta asignada) se visualiza de forma resumida en cada tarjeta.

Acceso y uso del Kanban en Waclis

1. Acceso al módulo Kanban

• Ubicación: En el menú izquierdo encontrarás el ícono de “Kanban”.

• Visualización: Al hacer clic, se desplegará el entorno Kanban, donde verás distintos tableros segmentados en pestañas. Cada uno corresponde a un Kanban diferente, compuesto por múltiples pipelines (columnas) que muestran las conversaciones.

2. Visualización de las conversaciones

Cada tarjeta de conversación en el Kanban muestra:

• La bandeja de entrada a la que corresponde.

• El tiempo transcurrido desde el primer mensaje y desde el último mensaje recibido.

• El nombre del contacto o cliente.

• El contenido del último mensaje recibido.

• La etiqueta asignada a la conversación.

3. Mover conversaciones entre pipelines

• Interacción: Selecciona con el mouse la conversación que deseas mover y arrástrala a la columna (pipeline) deseada.

• Asignación inicial: Por defecto, todas las conversaciones se ubican en el pipeline “Sin asignar”.

Gestión del pipeline desde el módulo de conversaciones

Además de gestionar el estado de las conversaciones directamente en el Kanban, puedes hacerlo desde el módulo de conversaciones:

• Durante el chat: Al conversar con un cliente o contacto, abre los detalles de la conversación.

• Información de la conversación: En la sección “Información de la conversación” se desplegarán todos los Kanban que hayas creado.

• Asignación: Desde allí, podrás asignar manualmente el pipeline que consideres apropiado para el seguimiento de dicha conversación.

Creación de un nuevo Kanban

Si aún no has creado ningún Kanban en Waclis, sigue estos pasos:

1. Acceder a la configuración de atributos personalizados:

   • Dirígete a Ajustes > Atributos personalizados.

   • Haz clic en el botón “Agregar Atributo personalizado”.

2. Configurar el nuevo atributo: Se abrirá un modal con la siguiente información:

   • Aplicar a: Selecciona “Conversation”.

   • Mostrar nombre: Introduce el nombre que deseas asignar al Kanban.

   • Llave: Escribe exactamente el mismo nombre que asignaste en “Mostrar nombre”.

   • Descripción: Añade un texto descriptivo que explique el propósito del Kanban.

   • Tipo: Selecciona la opción “List”.

   • Lista de valores: Ingresa los nombres o denominaciones que deseas asignar a cada pipeline del Kanban. Es fundamental definir el orden de los pipelines desde el principio, ya que luego no podrás modificarlo sin eliminar y recrear la lista.

3. Finalizar la creación:

   • Haz clic en “Crear” para guardar el nuevo atributo.

4. Verificar y utilizar el Kanban:

   • Dirígete nuevamente al módulo Kanban para corroborar que el nuevo tablero se ha creado.

   • Comienza a arrastrar las conversaciones según el nuevo flujo de trabajo.

Consideraciones finales y ejemplos de uso

• Visibilidad de conversaciones: Solo se muestran en el Kanban aquellas conversaciones que estén abiertas. Una vez que se cierra una conversación, esta ya no se visualiza en el tablero, lo cual es ideal para mantener un seguimiento activo de clientes en temas comerciales, de soporte o atención.

• Ejemplos prácticos de uso:

  • Soporte técnico: Clasificar las consultas de clientes en pipelines como “Sin asignar”, “En proceso” y “Resuelto” para dar seguimiento a cada caso.

  • Ventas: Gestionar oportunidades de negocio moviendo las conversaciones desde “Nuevo contacto” hasta “Negociación” y “Cerrado”.

  • Atención al cliente: Organizar el flujo de atención en fases como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”, asegurando un seguimiento oportuno y personalizado.

Este tutorial te ofrece una guía completa para aprovechar al máximo la funcionalidad Kanban en Waclis, facilitando la organización y seguimiento de tus conversaciones de manera visual y eficiente. ¡Empieza a optimizar tu flujo de trabajo y mejora la atención a tus clientes!