Administración de bandejas de entrada

La administración de bandejas de entrada en Waclis permite gestionar y personalizar las bandejas de entrada para cada canal de comunicación integrado, como WhatsApp, Facebook Messenger, correo electrónico, entre otros. Configurar y organizar estas bandejas facilita que el equipo maneje las conversaciones en función de cada canal y asegura que las consultas de los clientes se gestionen de manera eficiente y organizada.

Pasos para crear y gestionar bandejas de entrada en Waclis

1. Accede al módulo de Bandejas de entrada

   • Desde la interfaz principal de Waclis, selecciona Ajustes > Entradas para ver y administrar las bandejas de entrada ya existentes o añadir una nueva bandeja de entrada.

2. Añadir una nueva bandeja de entrada

   • En el módulo de Bandejas de entrada, selecciona el botón Añadir bandeja de entrada.

3. Paso 1: Elegir canal

   • En el primer paso, Elegir canal, selecciona el canal que deseas integrar con la bandeja de entrada. Las opciones disponibles son:

     • Website (chat en vivo)

     • Messenger

     • WhatsApp API

     • SMS

     • Email

     • API

     • Telegram

     • Line

     • Whatsapp Web (API NO Oficial)
       En caso que quieras conectar un canal de Whatsapp Web (API NO oficial) Deberás comunicarte con el servicio de soporte de Waclis y solicitar la creación del canal.

   • Una vez seleccionado el canal, pasarás al segundo paso, donde podrás personalizar la bandeja de entrada en función del canal elegido. Para configuraciones específicas de cada canal, consulta el tutorial correspondiente de cada canal.

4. Paso 2: Crear bandeja de entrada

   • En este paso, los campos de configuración pueden variar según el canal seleccionado. A continuación se muestran algunos campos comunes:

     • Nombre de la bandeja de entrada: Asigna un nombre que identifique el propósito de la bandeja (por ejemplo, “Soporte WhatsApp” o “Atención por email”).

     • Descripción: Añade una breve descripción sobre el tipo de interacciones que se gestionarán en esta bandeja.

   • Después de completar esta configuración, pasa al siguiente paso haciendo clic en Siguiente.

5. Paso 3: Añadir agentes

   • En el paso final, verás un campo desplegable con todos los agentes de la cuenta. Selecciona los agentes que gestionarán esta bandeja; se irán añadiendo como tags conforme los selecciones.

   • Una vez que hayas asignado todos los agentes deseados, haz clic en el botón Añadir agentes para finalizar la configuración. La bandeja de entrada estará lista para recibir conversaciones.

6. Visualizar y administrar las bandejas de entrada

   • Una vez creadas, todas las bandejas de entrada se listarán en el módulo de Entradas, mostrando:

     • Imagen del canal

     • Nombre de la bandeja

     • Identificación del canal (por ejemplo, WhatsApp, Email, etc.)

   • En esta lista, tendrás la opción de editar o eliminar cada bandeja según sea necesario.
     Ejemplo: Si necesitas modificar la bandeja “Soporte WhatsApp” para añadir más agentes, selecciona Editar para ajustar la configuración.

Ejemplo práctico de administración de bandejas de entrada en Waclis

• Situación: Una tienda de ropa online quiere organizar sus consultas en función de los canales de comunicación que usan sus clientes.

• Proceso:

  • Añade bandejas de entrada para cada canal principal: “Ventas WhatsApp”, “Soporte Instagram” y “Atención por email”.

  • Asigna los agentes relevantes a cada bandeja, asegurándote de que cada uno tenga acceso solo a las conversaciones de su canal específico.

  • Una vez configuradas, visualiza todas las bandejas en el módulo de Entradas para revisar los agentes asignados y realizar ajustes si es necesario.

Consejos para optimizar la administración de bandejas de entrada en Waclis

• Crea bandejas específicas para cada canal: Esto ayuda a los agentes a gestionar conversaciones de manera organizada y asegura que las consultas se dirijan al equipo adecuado.

• Configura formularios previos y respuestas automáticas: Facilita la recopilación de información clave antes de que los agentes se involucren en la conversación y mejora la experiencia del cliente.

• Revisa la configuración de cada bandeja regularmente: Asegúrate de que los agentes asignados y las reglas de automatización estén alineadas con el volumen de consultas y las necesidades del equipo.