Administración de equipos

La administración de equipos en Waclis permite organizar a los agentes en grupos según sus funciones, áreas de especialización o necesidades operativas. Esta funcionalidad facilita la distribución del trabajo, permitiendo que los agentes gestionen de manera más eficiente las consultas en áreas específicas como soporte técnico, ventas o atención a clientes VIP.

Pasos para crear y gestionar equipos en Waclis

1. Accede al módulo de Equipos

   • Desde la interfaz principal de Waclis, selecciona Ajustes > Equipos para ver y administrar los equipos existentes o crear un nuevo equipo.

2. Crear un nuevo equipo

   • En el módulo de Equipos, selecciona el botón Crear nuevo equipo.

   • Completa los campos obligatorios:

     • Nombre del equipo: Asigna un nombre claro que identifique la función del equipo (por ejemplo, “Soporte técnico” o “Ventas”).

     • Descripción del equipo: Añade una breve descripción sobre el objetivo o el tipo de consultas que gestionará el equipo.

     • Permitir auto asignar para este equipo: Marca esta opción si deseas que los agentes del equipo puedan auto asignarse conversaciones cuando sea necesario.

   • Haz clic en Crear equipo para continuar.

3. Añadir agentes al equipo

   • Después de crear el equipo, se mostrará una lista de todos los agentes disponibles en la cuenta, junto con su nombre y correo electrónico.

   • Marca el check junto a los agentes que desees agregar al equipo. Es obligatorio seleccionar al menos un agente para continuar.

   • Haz clic en Añadir agentes para finalizar la configuración del equipo y asignar los agentes seleccionados.

4. Administrar y revisar equipos creados

   • Una vez creados, los equipos se listan en el módulo de Equipos con su nombre y opciones de acciones para editar o eliminar cada equipo según sea necesario.
     Ejemplo: Si el equipo de “Soporte técnico” necesita más agentes para gestionar un aumento de consultas, puedes seleccionar Editar y agregar nuevos miembros.

5. Configurar automatizaciones para los equipos

   • Para asignar automáticamente conversaciones a los equipos en función de criterios específicos, utiliza las reglas de automatización en Ajustes > Automatización.

   • Crea una regla para que las conversaciones con palabras clave, como “soporte” o “ventas”, se asignen automáticamente al equipo correspondiente.
     Ejemplo: Configura una automatización para que todas las consultas relacionadas con productos se asignen al equipo de “Ventas”, mientras que las consultas técnicas se asignen a “Soporte técnico”.

Ejemplo práctico de administración de equipos en Waclis

• Situación: Una empresa de tecnología organiza su equipo de atención al cliente en “Soporte técnico” y “Ventas”.

• Proceso:

  • Crea un equipo llamado “Soporte técnico” y selecciona Permitir auto asignar para este equipo.

  • Añade los agentes especializados en soporte y asegúrate de que cada uno esté marcado para incluirlos.

  • Configura automatizaciones para que las consultas sobre productos se asignen automáticamente al equipo de “Ventas” y las consultas técnicas al equipo de “Soporte técnico”.

  • Si se necesita hacer cambios, utiliza la opción Editar para ajustar la lista de agentes o la descripción del equipo.

Consejos para optimizar la administración de equipos en Waclis

• Organiza equipos por especialización: Esto facilita la asignación de conversaciones y asegura que cada consulta sea atendida por el agente más adecuado.

• Configura automatizaciones específicas para cada equipo: Esto reduce el tiempo de asignación y asegura que las consultas sean dirigidas de inmediato al equipo correcto.

• Revisa periódicamente la composición de los equipos: A medida que cambian las necesidades de la organización, ajusta la estructura de los equipos para mejorar la eficiencia y adaptabilidad.