Roles personalizados

En Waclis, los roles personalizados permiten al propietario de la cuenta o administrador configurar roles específicos para cada agente, controlando su acceso a la plataforma según las necesidades de la organización. Además de los roles personalizados, Waclis cuenta con dos roles predeterminados:

Administrador: Acceso completo a todas las funcionalidades y configuraciones de la cuenta, incluyendo la gestión de agentes, configuraciones avanzadas, reportes, etiquetas y segmentación.
Agente: Acceso limitado, restringido principalmente a la gestión de conversaciones asignadas y la vista de bandeja de entrada, sin acceso a configuraciones globales o informes avanzados.

Los roles personalizados permiten crear y asignar permisos adicionales a roles específicos, adaptando el acceso de cada agente según sus responsabilidades dentro del equipo.

Pasos para configurar roles personalizados en Waclis

Accede al módulo de Roles personalizados
- Desde la interfaz principal de Waclis, selecciona Ajustes > Roles personalizados para ver y gestionar los roles existentes o agregar un nuevo rol.
Agregar un nuevo rol personalizado
- En el módulo de Roles personalizados, selecciona Agregar rol personalizado.
- Completa los detalles básicos del rol:
  - Nombre: Asigna un nombre claro al rol (por ejemplo, “Agente de soporte” o “Supervisor”).
  - Descripción: Añade una breve descripción para especificar el propósito y las funciones del rol.
- Ejemplo: Crea un rol llamado “Supervisor” con acceso a informes y la capacidad de gestionar el flujo de conversaciones en los equipos.
Configurar los permisos del rol personalizado
- En la sección de Permisos, marca las casillas de verificación para seleccionar los permisos específicos que tendrá el rol:
  - Gestionar todas las conversaciones: Permite acceso y gestión completa de todas las conversaciones en la cuenta, independientemente de su asignación.
  - Gestionar conversaciones no asignadas y aquellas asignadas a ellos: Permite ver y gestionar conversaciones no asignadas o asignadas específicamente al agente.
  - Gestionar conversaciones en las que participan y aquellas asignadas a ellos: Permite gestionar conversaciones en las que el agente ha participado o se le han asignado.
  - Gestionar contactos: Acceso completo a la lista de contactos y posibilidad de editar sus perfiles y datos.
  - Gestionar informes: Permiso para ver y analizar informes de rendimiento de conversaciones y agentes.
  - Gestionar base de conocimientos: Permiso para crear y editar artículos en la base de conocimientos de la empresa.
  - Gestionar kanban: Acceso al tablero Kanban para organizar y gestionar el flujo de conversaciones y tareas.
  - Gestionar vista de bandeja de entrada: Permiso para organizar y configurar la vista de bandeja de entrada según las necesidades del equipo.
- Una vez configurados los permisos, haz clic en Enviar para guardar el rol o en Cancelar si deseas realizar ajustes adicionales antes de guardarlo.
Administrar roles personalizados
- En el módulo de Roles personalizados, verás un listado de todos los roles personalizados junto con su nombre, descripción, permisos asignados y opciones para administrar.
- En la columna de acciones podrás editar el rol para ajustar los permisos o eliminar el rol si ya no es necesario.
  Ejemplo: Si el equipo de ventas requiere permisos adicionales para gestionar contactos y ver informes, puedes editar el rol de “Agente de ventas” para otorgar estos permisos.
Asignar roles personalizados a los agentes
- Una vez configurado un rol, puedes asignarlo a los agentes desde Ajustes > Agentes.
- Selecciona el agente, elige el rol personalizado adecuado y guarda los cambios.
  Ejemplo: Asigna el rol de “Supervisor” a un agente que necesita acceso a reportes y la capacidad de reasignar conversaciones dentro de su equipo.

Ejemplo práctico de configuración de roles personalizados en Waclis

Situación: Una empresa de servicios financieros necesita gestionar el acceso de su equipo para proteger la información sensible de los clientes.
Proceso:
- Crea un rol personalizado llamado “Agente de soporte” con permisos para gestionar contactos y la vista de bandeja de entrada.
- Asigna el rol de “Supervisor” a los líderes de equipo para que puedan monitorear y reasignar conversaciones y ver los informes de rendimiento.
- Los administradores tienen asignado el rol predeterminado Administrador, permitiéndoles acceso completo a las configuraciones y a la administración de la cuenta.

Consejos para optimizar la configuración de roles personalizados en Waclis

Define roles específicos para cada función: Establece roles según las responsabilidades de cada área para limitar el acceso solo a lo necesario y mejorar la seguridad.
Revisa los permisos de los roles predeterminados y personalizados: Realiza ajustes según la evolución de las necesidades de la empresa para mantener el acceso controlado.
Utiliza descripciones detalladas para cada rol: Esto facilita la identificación y asignación del rol correcto a cada agente, asegurando que todos entiendan las responsabilidades y límites de su acceso.